Was macht man, wenn die Schränke fast platzen vor lauter Ordnern?

Wenn man Unmengen an Materialien hat, die man vielleicht eines Tages noch verwerten kann, aber auch vielleicht nie braucht?

Wenn die Ablage im Laufe der Jahre „kreativ“ gewachsen ist und es schwierig ist, etwas wieder zu finden?

Genau das war meine Situation, als ich vor 11 Wochen mein 120-Ordner-Projekt startete.

Mein Ziel war, bis Ende dieses Monats alle Ordner gesichtet, entrümpelt und in eine neu zu schaffende Ablagestruktur überführt zu haben.

120 Ordner. Mehr als 40.000 Blatt Papier.

Das ist eine Menge.

Erst recht vor dem Hintergrund, dass ich in den letzten Jahren mehrere Anläufe genommen hatte, eine neue Struktur zu schaffen, und jedes Mal stecken geblieben war.

Würde es nun dieses Mal klappen?

Um es vorwegzunehmen: Das Ziel ist greifbar nahe. Rund 90 % sind geschafft und der Rest ist bis Ende des Monats gut machbar. (Anmerkung: Dieser Artikel erschien 2015. Am Ende finden Sie ein Update, wie es mit meinen Erfahrungen weiter gegangen ist).

1. Warum hat es dieses Mal funktioniert und in der Vergangenheit nicht?

Für alle, die selbst vor einem gefühlten Matterhorn-Projekt stehen oder mittendrin stecken, möchte ich hier meine Erfahrungen teilen: als Ermutigung, anzufangen und dranzubleiben. Als Anregung für die eigene Vorgehensweise. Als Bewusstmachung der Faktoren, die sich als erfolgsfördernd herausgestellt haben.

Denn die interessante Frage ist ja: Was hat dieses Mal den Unterschied ausgemacht? Warum hat es dieses Mal funktioniert und in der Vergangenheit nicht?

Die Antwort ist sehr klar.

2. Der entscheidende Erfolgsfaktor: ein System

Wenn ich meine aktuellen Erfahrungen mit früheren vergleiche, wird ein entscheidender Erfolgsfaktor deutlich:

Dieses Mal habe ich nicht einfach angefangen, sondern ich habe mir ein System geschaffen: eine klare Vorstellung meiner künftigen Ablagestruktur, verbunden mit einer systematischen und zielgerichteten Vorgehensweise, wie ich dorthin gelange.

3. Die Vorgehensweise: Motivation, Messung und Momentum

Die drei wichtigen Faktoren bei der Vorgehensweise waren:

  • Motivation: Ich wollte mir selbst beweisen, dass ich in max. 90 Tagen dieses Projekt bewältigen konnte. Das frühere Ordner-Chaos war ein ständiger unterschwelliger Energiefresser und das war ich leid. Ich wollte Überblick und klare Struktur.
  • Messung: Ein alter Leitsatz aus meinen Managementjahren ist: Nur was gemessen wird, lässt sich managen. Zum Start habe ich daher die Ordner gezählt und jeden mit einem Klebepunkt versehen. Wenn ein Ordner fertig war, habe ich den Klebepunkt entfernt. Beim wöchentlichen Rückblick konnte ich durch einfaches Zählen ermitteln, wie viel ich geschafft hatte. Der optische Eindruck beim Öffnen der Schränke war zusätzlich unterstützend: mehr und mehr Ordner ohne Klebepunkt:-).
  • Momentum: Wie ich das aus anderen großen Projekten kenne, zum Beispiel Buchprojekten, macht es Sinn, das Ganze in kleinere Etappen einzuteilen. Gleichwohl ist der Anfang immer zäh und es gab schon einige Situationen, wo ich mich fragte, ob ich dieses Projekt wirklich weiter verfolgen wollte oder ob ich damit nur meine Zeit vergeudete. Doch nach und nach entwickelte sich immer mehr Momentum, so dass ich heute kaum erwarten kann, mir noch die paar restlichen Ordner vorzunehmen.

Die Vorgehensweise allein hätte allerdings nicht ausgereicht, wenn ich nicht auch ein System entwickelt hätte für die neue Ablagestruktur.

4. Die neue Ablagestruktur: Muss, Materialien für Projekte, Mut zur Kompromisslosigkeit

Anläufe in der Vergangenheit waren u.a. daran gescheitert, dass ich keine Kriterien hatte für eine klare Ablagestruktur. Alles, was ich in Büchern gelesen hatte, passte nicht richtig für mich. Dieses Mal fiel es mir relativ leicht, die Struktur zu entwickeln.

Der Hauptgrund dafür ist, dass ich heute eine glasklare Vorstellung habe, wohin ich mit meinem Business will und was ich dafür brauche und nicht.

Früher hingegen gab es 1000 Ideen und jedes Blatt Papier konnte irgendwann noch einmal nützlich sein. Wie soll man unter solchen Umständen gute Entscheidungen treffen?

Für die neue Ablagestruktur waren drei Kriterien maßgeblich:

  • Muss-Aufbewahrung: Für uns Solo-Unternehmer gelten natürlich gewisse Rahmenbedingungen wie zum Beispiel Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus braucht man gewisse Unterlagen einfach auch als Privatperson wie Verträge, Versicherungen usw. Doch es gibt keinen Grund, Uralt-Unterlagen aufzubewahren.
  • Materialien für künftige Projekte: Da ich heute eine sehr klare Zielvorstellung für mein Business und die Roadmap dorthin habe, war es nun einfach zu entscheiden, welche Unterlagen noch für künftige Projekte relevant sind, und sie dann diesen Projekten unmittelbar zuzuordnen, statt unsortiert in allgemeinen Ideen-Ordnern zu sammeln.
  • Mut zur Kompromisslosigkeit: Mit der neuen Klarheit, was ich in Zukunft will und was ich nicht mehr will, entwickelte sich ein neuer Mut zur Kompromisslosigkeit. Statt „vielleicht“ war die Entscheidung nun sehr viel häufiger „ja“ oder „nein“ und oftmals das Letztere. Mein Shredder hat in den letzten Wochen reichlich zu tun gehabt:-)

Anfangs waren naturgemäß kaum Fortschritte zu sehen. Doch von Woche zu Woche wurde der Gewinn spürbarer.

5. Der Gewinn: Modellcharakter für den gesamten Business-Umbau

Der Gewinn aus diesem Projekt ist im Nachhinein weit größer, als ich das ursprünglich erwartet hatte.

Er zeigt sich auf verschiedenen Ebenen, die einerseits miteinander zu tun haben und jede für sich ihren eigenen Wert haben.

  • Mehr Energie und Mut zum eigenen Weg: Jedes Entrümpeln setzt Energie frei. Diese Erfahrung kennen wir wohl alle. Hier kam noch hinzu, dass mein Vertrauen in meinen inneren Wegweiser, auch wenn es prinzipiell schon recht hoch ist, noch deutlich gestärkt wurde. Denn mein Kopf zweifelte das Ganze immer wieder an und wies mich auf andere Dinge hin, die wichtig und sogar dringlich waren. Doch ich hatte die starke innere Gewissheit, dass dieses Projekt, auch wenn es zeitweise wie ein gigantischer Umweg aussah, genau jetzt anstand.
  • Mehr Überblick und Wertschätzung: Die neue Ablagestruktur wie auch der Weg dorthin – das Beschäftigen mit den vielen, vielen Unterlagen der letzten Jahre – haben auf unterschiedliche Weise zu mehr Überblick und auch Wertschätzung beigetragen. Unter anderem wurde mir bewusst, was alles schon vorhanden ist und in welcher Qualität und wie ich es in Zukunft nutzen will.
  • Modellcharakter für weitere Projekte und den gesamten Business-Umbau: Im Nachhinein erscheint mir dieses Projekt wie ein Business-Umbau „en miniature“: mit klarer Vorstellung dessen, was ich erreichen will, und einem systematischen Weg, dorthin zu gelangen, und das in relativ kurzer Zeit. Diese Systematik lässt sich auf jedes Projekt übertragen. Und indem so ein Projekt nach dem anderen verwirklicht wird, wächst das Ganze wie auch gleichermaßen die Zuversicht, dass sich auch das ganz große Ziel erreichen lässt. Darüber hinaus ist die Schaffung von Strukturen und Systemen eine wichtige Vorbedingung für weiteres Wachstum.

6. Wie können Sie diese Erfahrungen für sich nutzen

Ich hoffe, dass dieser Artikel für Sie nützlich war. Von den Erfahrungen anderer zu lernen, kann die eigenen Prozesse sehr beschleunigen.

  • Welches Projekt, das Sie bisher auf die lange Bank geschoben haben, können und wollen Sie nun in Angriff nehmen?
  • Wie sollte Ihr System aussehen, damit Sie es erfolgreich durchführen?
  • Welches kleinere Projekt können Sie durchführen, bevor Sie sich an ein ganz großes begeben?

Ich bin gespannt auf Ihre Gedanken und Erfahrungen und freue mich, wenn Sie den Beitrag in Ihrem Netzwerk teilen.

7. Update Juli 2017

Der Originalbeitrag erschien am 23.05.2015. Was ist seitdem passiert?

  • Zum Ersten: Ich habe mein Projekt innerhalb des Zeitrahmens fertig gestellt.
  • Zum Zweiten: Die neue Ordner-Struktur hat sich weitgehend bewährt. Sie braucht aber natürlich immer wieder Anpassung an geänderte Projekte und Umstände.
  • Zum Dritten: Es kam wieder neues Papier dazu. Und zwar ziemlich viel. Das heißt: Es wurde inzwischen mehrfach nötig, wieder neu zu sortieren und auszusortieren. Dafür habe ich wieder das Klebe-Punkte-System genutzt, das mir jederzeit einen klaren Überblick gibt. Allerdings habe ich auch gemerkt, wie wichtig es ist, sich dafür regelmäßig Zeitfenster zu verschaffen, seien sie auch noch so klein. Wenn ich das nicht tue, bleibe ich stecken.

Ich bin Monika Birkner und unterstütze vielseitige Solopreneure, gerade wegen ihrer Vielfalt erfolgreich zu sein und ein Business zu schaffen, das größer ist als sie selbst.

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