Ob 120-Ordner-Projekt oder ganzes Business – es braucht System

Was macht man, wenn die Schränke fast platzen vor lauter Ordnern? Wenn man Unmengen an Materialien hat, die man vielleicht eines Tages noch verwerten kann, aber auch vielleicht nie braucht? Wenn die Ablage im Laufe der Jahre  „kreativ“ gewachsen ist und es schwierig ist, etwas wieder zu finden?

Genau das war meine Situation, als ich vor 11 Wochen mein 120-Ordner-Projekt startete. Mein Ziel war, bis Ende dieses Monats alle Ordner gesichtet, entrümpelt und in eine neu zu schaffende Ablagestruktur überführt zu haben.

120 Ordner. Mehr als 40.000 Blatt Papier.

Das ist eine Menge.

Erst recht vor dem Hintergrund, dass ich in den letzten Jahren mehrere Anläufe genommen hatte, eine neue Struktur zu schaffen, und jedes Mal stecken geblieben war.

Würde es nun dieses Mal klappen?

Um es vorwegzunehmen: Das Ziel ist greifbar nahe. Rund 90 % sind geschafft und der Rest ist bis Ende des Monats gut machbar.

Ein 120-Ordner-Projekt? Einfach anfangen reicht nicht. Klick um zu Tweeten

Warum hat es dieses Mal funktioniert und in der Vergangenheit nicht?

Für alle, die selbst vor einem gefühlten Matterhorn-Projekt stehen oder mittendrin stecken, möchte ich hier meine Erfahrungen teilen: als Ermutigung, anzufangen und dranzubleiben. Als Anregung für die eigene Vorgehensweise. Als Bewusstmachung der Faktoren, die sich als erfolgsfördernd herausgestellt haben.

Denn die interessante Frage ist ja: Was hat dieses Mal den Unterschied ausgemacht? Warum hat es dieses Mal funktioniert und in der Vergangenheit nicht?

Die Antwort ist sehr klar.

Der entscheidende Erfolgsfaktor: Ein System.

Wenn ich meine aktuellen Erfahrungen mit früheren vergleiche, wird ein entscheidender Erfolgsfaktor deutlich:

Dieses Mal habe ich nicht einfach angefangen, sondern ich habe mir ein System geschaffen: eine klare Vorstellung meiner künftigen Ablagestruktur, verbunden mit einer systematischen und zielgerichteten Vorgehensweise, wie ich dorthin gelange.

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Die Vorgehensweise: Motivation, Messung und Momentum

Die drei wichtigen Faktoren bei der Vorgehensweise waren:

  1. Motivation: Ich wollte mir selbst beweisen, dass ich in max. 90 Tagen dieses Projekt bewältigen konnte. Das frühere Ordner-Chaos war ein ständiger unterschwelliger Energiefresser und das war ich leid. Ich wollte Überblick und klare Struktur.
  1. Messung: Ein alter Leitsatz aus meinen Managementjahren ist: Nur was gemessen wird, lässt sich managen. Zum Start habe ich daher die Ordner gezählt und jeden mit einem Klebepunkt versehen. Wenn ein Ordner fertig war, habe ich den Klebepunkt entfernt. Beim wöchentlichen Rückblick konnte ich durch einfaches Zählen ermitteln, wie viel ich geschafft hatte. Der optische Eindruck beim Öffnen der Schränke war zusätzlich unterstützend: mehr und mehr Ordner ohne Klebepunkt:-).
  1. Momentum: Wie ich das aus anderen großen Projekten kenne, zum Beispiel Buchprojekten, macht es Sinn, das Ganze in kleinere Etappen einzuteilen. Gleichwohl ist der Anfang immer zäh und es gab schon einige Situationen, wo ich mich fragte, ob ich dieses Projekt wirklich weiter verfolgen wollte oder ob ich damit nur meine Zeit vergeudete. Doch nach und nach entwickelte sich immer mehr Momentum, so dass ich heute kaum erwarten kann, mir noch die paar restlichen Ordner vorzunehmen.

Die Vorgehensweise allein hätte allerdings nicht ausgereicht, wenn ich nicht auch ein System entwickelt hätte für die neue Ablagestruktur.

Immer noch aktuell: Was man nicht misst, kann man nicht managen. Klick um zu Tweeten

Die neue Ablagestruktur: Muss, Materialien für Projekte, Mut zur Kompromisslosigkeit

Anläufe in der Vergangenheit waren u.a. daran gescheitert, dass ich keine Kriterien hatte für eine klare Ablagestruktur. Alles, was ich in Büchern gelesen hatte, passte nicht richtig für mich. Dieses Mal fiel es mir relativ leicht, die Struktur zu entwickeln.

Der Hauptgrund dafür ist, dass ich heute eine glasklare Vorstellung habe, wohin ich mit meinem Business will und was ich dafür brauche und nicht.

Früher hingegen gab es 1000 Ideen und jedes Blatt Papier konnte irgendwann noch einmal nützlich sein. Wie soll man unter solchen Umständen gute Entscheidungen treffen?

Für die neue Ablagestruktur waren drei Kriterien maßgeblich:

  1. Muss-Aufbewahrung: Für uns Solo-Unternehmer gelten natürlich gewisse Rahmenbedingungen wie zum Beispiel Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus braucht man gewisse Unterlagen einfach auch als Privatperson wie Verträge, Versicherungen usw. Doch es gibt keinen Grund, Uralt-Unterlagen aufzubewahren.
  1. Materialien für künftige Projekte: Da ich heute eine sehr klare Zielvorstellung für mein Business und die Roadmap dorthin habe, war es nun einfach zu entscheiden, welche Unterlagen noch für künftige Projekte relevant sind, und sie dann diesen Projekten unmittelbar zuzuordnen, statt unsortiert in allgemeinen Ideen-Ordnern zu sammeln.
  1. Mut zur Kompromisslosigkeit: Mit der neuen Klarheit, was ich in Zukunft will und was ich nicht mehr will, entwickelte sich ein neuer Mut zur Kompromisslosigkeit. Statt „vielleicht“ war die Entscheidung nun sehr viel häufiger „ja“ oder „nein“ und oftmals das Letztere. Mein Shredder hat in den letzten Wochen reichlich zu tun gehabt:-) 

Anfangs waren naturgemäß kaum Fortschritte zu sehen. Doch von Woche zu Woche wurde der Gewinn spürbarer.

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Der Gewinn:  Modellcharakter für den gesamten Business-Umbau 

Der Gewinn aus diesem Projekt ist im Nachhinein weit größer, als ich das ursprünglich erwartet hatte.

Er zeigt sich auf verschiedenen Ebenen, die einerseits miteinander zu tun haben und jede für sich ihren eigenen Wert haben.

  1. Mehr Energie und Mut zum eigenen Weg: Jedes Entrümpeln setzt Energie frei. Diese Erfahrung kennen wir wohl alle. Hier kam noch hinzu, dass mein Vertrauen in meinen inneren Wegweiser, auch wenn es prinzipiell schon recht hoch ist, noch deutlich gestärkt wurde. Denn mein Kopf zweifelte das Ganze immer wieder an und wies mich auf andere Dinge hin, die wichtig und sogar dringlich waren. Doch ich hatte die starke innere Gewissheit, dass dieses Projekt, auch wenn es zeitweise wie ein gigantischer Umweg aussah, genau jetzt anstand.
  1. Mehr Überblick und Wertschätzung: Die neue Ablagestruktur wie auch der Weg dorthin – das Beschäftigen mit den vielen, vielen Unterlagen der letzten Jahre – haben auf unterschiedliche Weise zu mehr Überblick und auch Wertschätzung beigetragen. Unter anderem wurde mir bewusst, was alles schon vorhanden ist und in welcher Qualität und wie ich es in Zukunft nutzen will. 
  1. Modellcharakter für weitere Projekte und den gesamten Business-Umbau: Im Nachhinein erscheint mir dieses Projekt wie ein Business-Umbau „en miniature“: mit klarer Vorstellung dessen, was ich erreichen will, und einem systematischen Weg, dorthin zu gelangen, und das in relativ kurzer Zeit. Diese Systematik lässt sich auf jedes Projekt übertragen. Und indem so ein Projekt nach dem anderen verwirklicht wird, wächst das Ganze wie auch gleichermaßen die Zuversicht, dass sich auch das ganz große Ziel erreichen lässt. Darüber hinaus ist die Schaffung von Strukturen und Systemen eine wichtige Vorbedingung für weiteres Wachstum.
Der systematische Weg für Einzelprojekte und die gesamte Business-Entwicklung Klick um zu Tweeten

Wie können Sie diese Erfahrungen für sich nutzen?

Ich hoffe, dass dieser Artikel für Sie nützlich war. Von den Erfahrungen anderer zu lernen, kann die eigenen Prozesse sehr beschleunigen.

  • Welches Projekt, das Sie bisher auf die lange Bank geschoben haben, können und wollen Sie nun in Angriff nehmen?
  • Wie sollte Ihr System aussehen, damit Sie es erfolgreich durchführen?
  • Welches kleinere Projekt können Sie durchführen, bevor Sie sich an ein ganz großes begeben?

Ich bin gespannt auf Ihre Gedanken und Erfahrungen und freue mich, wenn Sie den Beitrag in Ihrem Netzwerk teilen.

Der Originalbeitrag erschien am 23.05.2015.  Aktualisiert am 27.12.2016.

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Bildnachweis: 

Ablagemappen:  Pixabay

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Monika Birkner
 

Ich unterstütze Solo-Unternehmer, ihre Einzigartigkeit wertzuschätzen und damit ein erfolgreiches, verkaufsfähiges Business zu kreieren. Wenn Sie eine ganzheitlich-systematische Arbeitsweise lieben - ob im Rahmen von Coaching-Programmen oder 1:1-Zusammenarbeit - und bereit sind für echte Durchbrüche im Denken, Handeln und in den Ergebnissen, ist eine Discovery Session mit mir ein guter nächster Schritt. Mehr dazu auf meiner Seite "Angebote".

Hier klicken, um zu kommentieren 9 Kommentare
Bettina Sturm - 13. Juli 2015

Liebe Frau Birkner,

angeregt durch Ihren Post habe ich mich vor einiger Zeit auch hingesetzt und meine Matterhorn-Projekte definiert. Ich bin die Altlasten leid, die sich immer höher auftürmen und will diese #Krafträuber loswerden.
Das ist meine erstes „kleine“ Projekt: Ich räume meinen MAC auf. Mein System: jeden Tag 15 Minuten. Still ongoing.

Motivierte Grüsse von Bettina Sturm

Reply
    Monika Birkner - 13. Juli 2015

    Liebe Frau Sturm,

    solche Altlasten sind in der Tat große Krafträuber. Und es ist erstaunlich, was man in kleinen Zeiteinheiten über einen gewissen Zeitraum hin an Effekten erzielen kann. Ich freue mich schon auf Ihre Meldung, dass Sie das Matterhorn bezwungen haben.

    Reply
Das ordnerlose Büro | Erdhaftig Natur- & UmweltkommunikationErdhaftig Natur- & Umweltkommunikation - 1. Juni 2015

[…] zu diesem Artikel wurde ich von Monika Birkner, die letzte Woche über ihre Umstrukturierung im Büro berichtete und mir einen ellenlangen […]

Reply
Silke Bicker - 28. Mai 2015

Hallo Frau Birkner,

in einem ähnlichen Prozess steckte ich vor rund einem halben Jahr. Alles ist noch nicht geschafft, aber ich bleibe dran. Mein Ziel ist es, die Ordner ganz und gar abzuschaffen. 4 mit Inhalten von Weiterbildungen habe ich noch. Mittlerweile sind die ehemals vollen Regale fast leer und ich überlege mir, wie mein Büro zukünftig aussehen soll. Also, erst das Konzept, dann die Struktur und damit das System erstellt – bin und bleibe eine Planerin mit Organisationsblick 😉

Vorangegangen sind dem eine Beratung zu Büroorganisation und obwohl ich bereits ein gutes System hatte, ließ sich noch einiges verbessern. So habe ich jetzt Mappen statt Ordner und das gleiche System auch in der Ordnerstruktur im Computer. Bei Besprechungen nehme ich statt meinem dickem Protokollbuch eine schöne Kladde mit festen Deckeln und Spiralbindung mit. So lassen sich beschriebene Seiten ganz leicht entnehmen und in die passende Kundenmappe stecken. Die auch nur das enthält, was ich zum Arbeiten in diesem Projekt benötige und nicht mehr „alles“. Nach beendigtem Projekt kommt alles in den Reißwolf. Die Mappe ist wieder frei für ein neues Projekt. Die Kundendaten sind im CRM samt Waschzetteldatei.

Zwischendurch gucke ich nun Möbelkataloge durch und habe mir genau notiert, welche Ausrüstung ich zum Arbeiten tatsächlich brauche und nutze. Und welche weg kann. Erstere ist erschreckend kurz im Vergleich zur zweiten. Und ich bin tatsächlich durch mein Büro gegangen und habe die erste Liste handschriftlich notiert, das brachte irgendwie viel.

Viele Grüße & viel Erfolg mit Ihren 120-Ordnern!
Silke Bicker

Reply
    Monika Birkner - 30. Mai 2015

    Liebe Frau Bicker,

    herzlichen Dank für Ihren Erfahrungsbericht, der sicher vielen nützlich sein kann. Das papierlose Büro – ein Traum vieler. Ich finde klasse, wie nah Sie dem schon gekommen sind.

    Mit Mappen hatte ich es zu Beginn meiner Selbstständigkeit versucht und bin irgendwann wieder auf Ordner umgestiegen. Damit komme ich unter’m Strich besser zurecht. Ein ganz wichtiger Punkt, egal für welches System man sich entscheidet, ist die gleiche Systematik in der Ablage und im PC.

    Ihren Bericht finde ich sehr eindrucksvoll und „Planerin mit Organisationsblick“ trifft es wohl voll und ganz.

    Reply
Cathrin - 28. Mai 2015

Liebe Monika Birkner,

als hätten Sie es geahnt… Ich habe da noch eine Buchhaltungs-Leiche im Keller 😉
Ein Energiefresser, keine Frage.

Ich werde Ihren Artikel zum Anlass nehmen und mir meine Häppchen zurechtlegen. Und die Deadline. Dann ist ja eigentlich auch schon der erste Schritt getan.

Herzliche Grüße und danke für den Ansporn
Cathrin Eggers

Reply
    Monika Birkner - 30. Mai 2015

    Liebe Cathrin Eggers,

    vermutlich sind Sie nicht die Einzige:-). Doch wenn Sie den Artikel zum Anlass nehmen, die „Buchhaltungs-Leiche“ zu beseitigen, dann hat er seinen Zweck erfüllt:-) Ich wünsche guten Start und genug Ausdauer.

    Reply
Tine Kocourek - 23. Mai 2015

Liebe Frau Birkner,

Vielen Dank für den Einblick in Ihre Bürostruktur.

Vor einem Jahr stand ich vor einem ganz ähnlichen Probelm. Als Farbdesignerin habe viele Kollektionen (Bodenbeläge, Fliesen, Vorhänge etc.) in mehreren Kellerregalen gesammelt. Ich fragte mich: Was ist davon überhaupt noch aktuell? Was brauche ich wirklich für meine Projekte?

Daraufhin habe ich mein Business hinterfragt, ob es Sinn macht, mein Angebot mit vielen unterschiedlichen Bereichen (Gesundheitswesen, Wohnen, Büro etc.) aufrecht zu halten oder mich wirklich auf meine Wunschkunden zu fokusieren.

Resultat ist mein neue Ausrichtung auf Raum- und Farbkonzepte für Büroetagen. Damit konnte ich viel überflüssiges aus meinen Regalen wegwerfen und gleichzeitig um das für meine Kunden benötigte ergänzen: Nun ist alles gut soriert und sofort griffbereit!

herzliche Grüße

Tine Kocourek

Reply
    Monika Birkner - 23. Mai 2015

    Liebe Frau Kocourek,

    danke schön für Ihren Kommentar. Da sind wir offenbar auf einem ganz ähnlichen Weg. Für mich war die Ausrichtung auf das Freedom Business und die daraus folgenden Projekte das, was für Sie offenbar die Ausrichtung auf Raum- und Farbkonzepte für Büroetagen ist. Es bedarf zuweilen der Grundsatzentscheidungen im Business, um die nachgeordneten Entscheiden treffen zu können.

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