Wie wäre es mit einem Produktivitätsschub?

Wenn Sie zu den Solopreneuren gehören mit vielen Hüten, langen to-do-Listen und immer neuen Ideen, haben Sie wohl nichts dagegen einzuwenden – oder?

Aber wie? Noch mehr in den schon gut gefüllten Tag hineinzuquetschen, kann keine Lösung sein.

Mich treibt diese Frage seit langem um und ich experimentiere ständig mit neuen Methoden und Tools.

Allerdings braucht man nicht immer nach Neuem zu suchen. Ein Klassiker, auf neue Art genutzt, zeigt bei mir unerwartet positive Wirkung.

 

I. Reviews: Ein klassisches Tool, aber neu genutzt

Die Rede ist von Reviews.

Bevor Sie zu gähnen beginnen:

# 1) Es geht um eine bestimmte Art von Reviews – ich nenne sie „rigorose Reviews“.

# 2) Und es geht darum, sie anders zu nutzen, als es oftmals geschieht.

Und zwar auf eine Weise, die ohne schlechte Gefühle auskommt und die zu einer kontinuierlichen Verbesserung nicht nur der Produktivität, sondern auch der Qualität führt.

Gute Nachricht also für alle, die ihre hohen Qualitätsansprüche beibehalten und nicht das Unperfekte zum neuen Standard erheben wollen. 

 

II. Das Problem mit Reviews herkömmlicher Art: schlechte Gefühle, wenn etwas nicht geklappt hat

Reviews, Rückblicke am Ende eines Projektes oder einer Zeitperiode (Jahr, Monat, Woche, Tag), sind zwar wertvoll.

Doch außer bei denen, die schon jetzt super-produktiv sind, führen sie oft zur Erkenntnis, dass man nicht alles geschafft hat, was man sich vorgenommen hat.

Schon mal erlebt? Oder bin ich die Einzige, der es so geht:-)?

Damit sind in der Regel schlechte Gefühle verbunden.

Wer sucht schon freiwillig schlechte Gefühle?

 

III. Nur die positiven Ergebnisse notieren? Hat bei mir nicht funktioniert

Eine Zeitlang suchte ich den Ausweg darin, mich auf die positiven Ereignisse zu konzentrieren.

Das hatte seine Vorteile. Beim abendlichen Rückblick fielen mir viele Kleinigkeiten ein, die es wert waren, noch einmal ins Gedächtnis geholt und notiert zu werden.

Aber ich hatte immer das Gefühl, mich selbst zu betrügen, wenn ich nicht gleiches Augenmerk auch auf das lenkte, was nicht oder nicht gut gelungen war.

Das fühlte sich auch nicht gut an.

Wichtiger noch: Es half mir nicht weiter. Denn es änderte sich ja nichts.

 

Das Problem: Reviews sind wertvoll, zum einen als Erkenntnisquelle, zum anderen als Auslöser für Verbesserungen. Doch sie können auch zu schlechten Gefühlen führen, zu übermäßiger Selbstkritik, Selbstzweifeln usw. Dadurch ändert sich aber nichts zum Positiven. Reviews zu unterlassen oder nur auf die positiven Ergebnisse zu schauen, führt auf Dauer ebenfalls nicht weiter.

 

IV. Produktivitätsschub kam mit rigorosen Reviews

Als ich mit rigorosen Reviews begann, machte sich ein Produktivitätsschub bemerkbar, der sich seitdem kontinuierlich – wenn auch mit Schwankungen – fortsetzt.

Was ist ein rigoroses Review?

Ein rigoroses Review ist eins, in dem alles zur Sprache kommt, das Gute wie das Negative. Außerdem bleibt es nicht bei der oberflächlichen Analyse, sondern es geht um die tieferen Ursachen und wie diese sich lösen lassen.

„Ok, aber dann kommt es ja wieder zu schlechten Gefühlen“ mögen Sie denken.

Doch das ist gerade nicht der Fall. Schlechte Gefühle müssen nicht sein.

 

Ein rigoroses Review ist eins, in dem alles zur Sprache kommt, das Gute wie das Negative. Außerdem bleibt es nicht bei der oberflächlichen Analyse, sondern es geht um die tieferen Ursachen und wie diese sich lösen lassen – und das ohne schlechte Gefühle

 

V.  Die neue Art, produktiv damit umzugehen, wenn Sie etwas nicht erreicht haben, ohne sich selbst etwas in die Tasche zu lügen

Auch wenn Sie etwas nicht erreicht haben, brauchen Sie keine schlechten Gefühle zu haben.

Der entscheidende Punkt ist nämlich, wozu man solch ein Review nutzt.

Es gibt einen „Trick“, um auch unangenehme Erfahrungen zu konfrontieren, ohne von schlechten Gefühlen überschwemmt zu werden.

Dieser „Trick“ besteht darin, mit Hilfe der gewonnenen Erkenntnisse die Systeme zu verbessern.

 

VI. Reviews nutzen, um Systeme zu verbessern, statt sich selbst zu kritisieren

Meine Prämisse ist: Ob und wie wir unsere Ziele erreichen, hängt maßgeblich davon ob, wie gut unsere Systeme funktionieren.

Durch die Verbesserung der Systeme wird die Zielerreichung also erleichtert.

Mit Systemen meine ich nicht nur technische Systeme. Sondern alle systematischen Vorgehensweisen, die zu zuverlässigen und wiederholbaren Ergebnissen führen.

Es kann sich dabei um Kleinigkeiten (aber mit großer Wirkung) handeln wie auch um komplexe Systeme.

 

So werden Reviews richtig wertvoll: Nutzen Sie sie, um Ihre Systeme zu verbessern.

 

A. Beispiele für kleine Systeme:

  • Mehr Wasser trinken: das Trinken mit anderen Aktivitäten verbinden, zum Beispiel mit Schreibtischpausen. Oder sich die gewünschte Menge Wasser schon am Morgen hinstellen.
  • Weniger Zeit auf Facebook verbringen: feste Zeiten vorab festlegen, Timer einstellen
  • Mehr „am“ Business arbeiten: sich dafür Zeit im Kalender fest eintragen und diese Zeiten mit Zähnen und Klauen verteidigen.

Diese Beispiele bezeichne ich deshalb als „kleine“ Systeme, weil im Grunde nicht viel erforderlich ist, um zu produktiven Veränderungen zu gelangen.

Vielleicht praktizieren Sie bereits in vielen Bereichen so etwas.

Dann umso besser:

Denn dann ist es nicht allzu schwer, auf diese Weise auch größere Produktivitäts-Hindernisse in Angriff zu nehmen.

 

B. Beispiele für komplexe Systeme:

  • Bessere Ergebnisse bei einem Produkt-Launch: Hier gibt es viele mögliche Stellschrauben: z.B. Größe und Relevanz der E-Mail-Liste, die Inhalte des Launches, die gewählten Medien, die E-Mail-Begleitung, die Social Media-Aktivitäten, das Angebot und vieles mehr.
  • Erstellung eines Online-Kurses oder eines Coaching-Programms: Auch hier gibt es viele Stellschrauben: Die Thematik und Vertrautheit damit, der Umfang des Kurses, welche und wie viele Medien genutzt werden, wie sehr man diese schon beherrscht, die Kurs-Plattform u.m.
  • Listenaufbau mit Hilfe eines Freebies: Einflussgrößen sind u.a. die Attraktivität des Freebies für die gewählte Zielgruppe, der Titel, die visuelle Darstellung, die Landingpage, die Besucheranzahl und vieles mehr.

Um bei komplexen Systemen zu sehen, was wirklich zu Verbesserungen führt, drehen Sie am besten nicht an allen Stell-Schrauben gleichzeitig, sondern testen nach und nach.

Ich hoffe, dass trotz aller Unterschiede im Einzelfall das Prinzip deutlich wird: Nutzung der Reviews zur Verbesserung der Produktivität.

 

Das geniale Prinzip: Indem Sie die Erkenntnisse aus Ihren Reviews nutzen, um Ihre Systeme zu verbessern, verbessern Sie automatisch Ihre Produktivität und vermeiden schlechte Gefühle. Im Gegenteil: Es entstehen sogar positive Gefühle, wenn die Fehler, Pannen und Niederlagen in Verbesserungen umgemünzt werden.

 

Ein Beispiel für ein verbessertes System können Sie übrigens hier nachlesen. In dem Beitrag geht es um mein 120-Ordner-Projekt und was daraus geworden ist.

 

VII. Systemverbesserungen sind auch gut für weitere Skalierbarkeit und Verkaufsfähigkeit des Business

Über die Produktivitätssteigerung hinaus gibt es noch weitere positive Effekte: Denn Verbesserungen der Systeme helfen Ihnen selbst und sind darüber hinaus gut für die weitere Skalierbarkeit und Verkaufsfähigkeit Ihres Business.

Das gilt vor allem für gut dokumentierte Systeme.

  • Die Dokumentation hilft Ihnen selbst, wiederholbare Vorgänge stets auf die gleiche bewährte Art und Weise durchzuführen und so unnötiges Nachdenken, Suchen („wie ging das noch?“) und Korrigieren von Fehlern zu vermeiden.
  • Wenn Sie ein gut dokumentiertes System haben für zum Beispiel die Erstellung Ihrer Blogbeiträge, können Sie bestimmte Aufgaben auslagern, was wiederum Ihrer eigenen Produktivität zugutekommt. Sehr lesenswert dazu: Dieser Artikel von Claudia Kauscheder, in dem sie sechs Virtuelle Assistentinnen (VA) interviewt.
  • Außerdem sind Unternehmensnachfolger interessiert, dass das firmeninterne Know-how sich nicht nur im Kopf des Inhabers befindet, sondern dokumentiert und somit auch vom Nachfolger nutzbar ist. Nils Koerber, Spezialist für Unternehmensnachfolge, macht das in diesem Interview mit mir sehr deutlich.

Lesenswerte Einführungen, wie man interne Systeme aufbauen und dokumentieren kann, finden sich hier (Englisch) und hier (ebenfalls Englisch).

 

VIII. Nächste Schritte

Mein Fazit: Rigorose Reviews sind der Treibstoff für die kontinuierliche Verbesserung von Systemen und  Produktivität.

Deshalb lege ich Ihnen sehr ans Herz, solche Reviews für sich zu nutzen und dann natürlich auch die Konsequenzen daraus zu ziehen.

Gern unterstütze ich Sie dabei, abhängig von der Phase Ihrer Business-Entwicklung:

  • Wenn Sie dabei sind, Ihr Business zu optimieren: Hier sind rigorose Reviews ein unentbehrlicher Stellhebel Darüber hinaus gilt es hier, noch andere Stellhebel zu identifizieren, zu priorisieren und zu nutzen. Gern unterstütze ich Sie dabei mit der Systematik zur Business-Optimierung, die ich entwickelt habe.
  • Wenn Sie dabei sind, Ihr Unternehmen skalierbar zu machen: Viele Solopreneure wollen dabei zu schnell zu hoch hinaus. Ich unterstütze Sie, zunächst etwas zu schaffen, das wirklich gut funktioniert, und dann von da aus weiter zu skalieren. Rigorose Reviews, die zu Systemverbesserungen führen, sind ein wichtiges Element dabei.
  • Wenn Sie Ihr Unternehmen in den nächsten 7 – 10 Jahren verkaufsfähig machen wollen: In dieser Phase werden Systeme noch wichtiger neben vielen anderen Dingen, die nun geändert werden wollen, angefangen bei Ihrer eigenen Rolle. Unterstützung von außen hier ist in diesem Prozess sehr empfehlenswert.  Ich unterstütze Sie gern.

Buchen Sie hier eine kostenlose Discovery Session, um über Ihre aktuelle Situation und mögliche Unterstützung meinerseits zu sprechen.

Wie sind Ihre Erfahrungen? Nutzen Sie Reviews? Wie nutzen Sie sie? Wie oft? Wie halten Sie es mit Systemen?

Bildnachweis:

hahnsinn – Büro für Design & Webentwicklung 

 

Monika Birkner

Ich unterstütze Solopreneure, sich immer wieder neu zu erfinden, ein skalierbares Business zu schaffen und Exit-Strategien für ein verkaufsfähiges Business zu entwickeln. In diesem Blog schreibe ich über alle Themen, die in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen, von Älterwerden als Solopreneur über Business-Strategien bei Positionierung, Marketing, Geschäftsmodell und Produktivität bis hin zu Zukunftsthemen für Solopreneure.

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