Tools sind „in“. Täglich wird irgendwo über neue Tools berichtet. Man hört, dass Tool-Listen hohe Öffnungsraten haben.

Doch sich zu sehr auf Tools zu konzentrieren, zäumt das Pferd vom falschen Ende auf.

Ich habe ein Weilchen gebraucht, um das zu lernen, obwohl ich es vom Kopf her durchaus wusste.

Aber zeitweise habe ich fast reflexhaft reagiert, wenn ich irgendwo etwas las wie „Die 5 besten Tools für xyz“.

Hunderte von Stunden und etliche Frusterlebnisse weiter, habe ich mittlerweile erkannt, dass es „das“ ideale Tool nicht gibt.

Und wichtiger noch: Dass zuerst die Systeme kommen müssen, und dann die Tools.

Wenn Sie zu irgendeiner Form von „Tool-Addiction“ neigen (zum Beispiel reflexhaftem Verhalten wie oben beschrieben), zeigt dieser Artikel Ihnen Wege zu einem bewussteren Umgang mit Tools.

Wenn Sie umgekehrt Tools noch gar nicht in nennenswertem Maße nutzen, können Sie mit Hilfe dieses Artikels meine Fehler vermeiden und sich viel Zeit sparen.

Und vor allem: Sie richten den Blick auf das, was noch wichtiger ist als die Tools, nämlich die Systeme. Falls Ihr Business in dieser Hinsicht bereits mustergültig ist, brauchen Sie diesen Artikel natürlich nicht:-).

Was ist ein System? Dasselbe wie Strategie?

Über Begriffe kann man streiten. Ich finde folgende Unterscheidung sinnvoll, die ich anhand meiner Blogstrategie illustrieren will:

  • Orientierung („Big Picture“)
  • Ziele
  • Strategien
  • Systeme
  • Tools

1. Orientierung („Big Picture“)

Am Anfang steht die Frage: Wohin soll mein Business sich entwickeln?

In meinem Fall bedeutet das, ein Gesamtsystem für Solo-Unternehmer zu schaffen, das es jedem ermöglicht, erfolgreich zu sein und letztlich ein verkaufsfähiges Unternehmen zu entwickeln und das auch für mich selbst zu verwirklichen. Visionen dürfen groß sein:-).

2. Ziele

Aus dem „Big Picture“ leiten sich konkrete Ziele ab.

Für mich funktioniert es gut, in 90-Tage-Etappen zu arbeiten.

3. Strategien

Die Strategien sind die Wege, wie ich meine Ziele erreiche.

Content Marketing, u.a. in Form von Blogbeiträgen, spielt dabei eine wichtige Rolle.

Ich betrachte meine Blogposts als meine Botschafter, die vermitteln, wofür ich stehe, wie ich arbeite, wie ich „ticke“, und die Beziehungen zu anderen knüpfen oder vertiefen, zu meinen Kunden, Interessenten an meinen Themen oder an meiner Arbeit, Kollegen, Partnern oder auch Journalisten.

4. Systeme

Die Systeme sind verantwortlich dafür, wie die jeweilige Strategie umgesetzt wird und dass die gewünschten Ergebnisse auf dem bestmöglichen Weg erreicht werden.

Ein Beispiel, über das ich hier des öfteren schon geschrieben habe, ist das Signature System im Rahmen der Positionierung.

Um wieder auf das Blogbeispiel zu kommen:

Für mein Blog habe ich eine umfangreiche Checkliste, in der ich u.a. die einzelnen Schritte dokumentiert habe, wie ich zu meinen Themen komme, wie ich einen Artikel schreibe, überarbeite, publiziere, teile und letztlich seine Ergebnisse überprüfe.

Diese Checkliste ziehe ich für jeden neuen Blogpost heran und verfeinere sie ständig.Die Checkliste ist eine Dokumentation meiner Einzelsysteme rund um Blogposts.

Auf dieser Ebene, also auf der Systemebene, treffe ich dann Grundsatzentscheidungen, zum Beispiel wie weit ich für das Teilen meiner Blogbeiträge Automatisierung nutzen will oder das Teilen manuell vornehmen will.

Konkret bedeutet das: Bezüglich XING, Twitter und meiner Facebook-Seite habe ich mich für Automatisierung entschieden, mein Facebook-Profil betreibe ich manuell.

5. Tools

Die Tools betrachte ich als die Arbeiter.

Aus den Systemen ergibt sich, welche Jobs zu tun sind.

Erst wenn ich das weiß, kann ich eine fundierte Entscheidung treffen, wer am besten geeignet ist, den Job zu erfüllen.

Mit anderen Worten: Welches Tool dafür am besten in Frage kommt.

Statt mich also für jedes neue Tool zu begeistern, um im Nachhinein festzustellen, dass ich damit meine Zeit vergeudet habe, gehe ich heute umgekehrt vor: Ich definiere die Jobs, die zu erfüllen sind, und suche dann das passende Tool dafür, was auch ein schon vorhandenes sein kann.

Um auf die Blogbeiträge zurückzukommen:

Wenn ich zuvor im Rahmen des Systems meine Entscheidungen bzgl. Automatisierung beim Teilen der Blogbeiträge getroffen habe, kann ich unter den zur Verfügung stehenden Tools dasjenige oder diejenigen auswählen, die diesen Job am besten erfüllen.

Für XING nutze ich den RSS-Feed, für Twitter und meine Facebook-Seite nutze ich CoSchedule, während ich für mein Facebook-Profil kein Tool benötige, da ich dort nur live unterwegs bin.

Wie ich mein Mindset geändert habe

Ein Solo-Unternehmen zu steuern, ist heutzutage ein hochkomplexer Prozess. Systeme sind dafür unverzichtbar. Doch um Systeme einzuführen und konsequent zu nutzen, bedarf es eines anderen Mindsets, als es viele Selbstständige haben.

Mir ist das daran klar geworden, dass ich eigentlich immer schon um den Wert von Systemen wusste und auch durchaus in früheren Jahren Anläufe dazu unternommen habe, die aber eher halbherzig waren.

Verschiedene Umstände haben dazu geführt, dass ich mein Mindset geändert habe, u.a:

  • die zunehmende Komplexität, ein Solo-Unternehmern zu steuern und weiter zu entwickeln: Als ich 2005 mit dem Bloggen begann, war ein Blog eher eine Rarität. Die Social Media waren noch in den Kinderschuhen, sofern überhaupt vorhanden. Im Rückblick kommt mir diese Zeit sehr beschaulich vor. Doch einfach das zu schreiben, was mir gerade in den Sinn kommt, reicht heute nicht mehr aus.
  • die Ausrichtung auf systematische Businessentwicklung, ein Signature System und ein verkaufsfähiges Business: Damit ist mehr und mehr verbunden, langlebige Werte zu schaffen. Ohne Systeme geht das erstens nicht und zweitens spielt das Vorhandensein von Systemen und ihrer Dokumentation eine wichtige Rolle für einen späteren Know-how-Transfer.
  • die Erkenntnis, dass Systeme und Kreativität keine Feinde sind: Heute sehe ich es so, dass Systeme mir den Freiraum schaffen für Kreativität. Oder zumindest dazu in der Lage sind, wenn ich sie dementsprechend gestalte. Von daher kann ich heute meine kreative und meine systematische Seite, die lange im Konflikt miteinander lagen, sehr harmonisch miteinander verbinden.

Was weiterhin hilfreich war: Ich habe ja lange Zeit in der Geschäftsführung von Produktions- Unternehmen gearbeitet. Von daher ist es für mich ganz natürlich, ein Unternehmen als Ganzes zu betrachten.

Das macht es mir leicht, auch ein Solo-Unternehmen als Unternehmen zu betrachten und nicht lediglich als eine Reihe von Aktivitäten.

Wer einen anderen Background hat, mag sich damit anfangs schwerer tun. Doch es ist lernbar.

Von einzelnen Systemen zu einer neuen Arbeits- und Lebensweise

Ich hoffe, dass dieser Beitrag nützlich war, Ihr Verhältnis zu Tools und Systemen zu überprüfen und dass Sie – falls Sie nicht heute schon dort sind – zunehmend Gefallen an Systemen und systematischer Business-Entwicklung finden.

Für mich stelle ich fest, dass sich dadurch meine gesamte Lebensqualität ändert. Mehr und mehr geht mir das Systematische in Fleisch und Blut über, in allen Bereichen des Lebens und des Business.

Heißt das, dass alles perfekt läuft? Keineswegs.

Es gibt Tage, wo ich meine Systematik vergesse oder wo ich ganz bewusst davon abweiche.

Es gibt noch viele, viele Prozesse, die sich weiter systematisieren lassen.

Wie immer gilt: Es ist „Work in Progress“.

Schreiben Sie mir doch, welche Systeme Sie bereits nutzen, welche Herausforderungen Sie beim Umgang mit Systemen und Tools haben, welche Fragen es dazu gibt. Und wenn Sie den Artikel für nützlich halten, teilen Sie ihn auch gern in Ihrem Netzwerk.

Ich bin Monika Birkner und unterstütze vielseitige Solopreneure, gerade wegen ihrer Vielfalt erfolgreich zu sein und ein Business zu schaffen, das größer ist als sie selbst.

Bleib auf dem Laufenden

Strategien & Handwerkszeug für dein Business als vielseitiger Solopreneur, so dass du jetzt und in Zukunft erfolgreich bist.

Alle 14 Tage. Versand über Mailchimp. Datenschutz.