Solo-Unternehmer: Sie brauchen mehr Systeme, nicht mehr Tools

Tools sind „in“. Täglich wird irgendwo über neue Tools berichtet. Man hört, dass Tool-Listen hohe Öffnungsraten haben.

Doch sich zu sehr auf Tools zu konzentrieren, zäumt das Pferd vom falschen Ende auf.

Ich habe ein Weilchen gebraucht, um das zu lernen, obwohl ich es vom Kopf her durchaus wusste. Aber zeitweise habe ich fast reflexhaft reagiert, wenn ich irgendwo etwas las wie „Die 5 besten Tools für xyz“.

Hunderte von Stunden und etliche Frusterlebnisse weiter, habe ich mittlerweile erkannt, dass es „das“ ideale Tool nicht gibt.

Und wichtiger noch: Dass zuerst die Systeme kommen müssen, und dann die Tools.

Richtige Reihenfolge einhalten: Erst die Systeme, dann die Tools Klick um zu Tweeten

Wenn Sie zu irgendeiner Form von „Tool-Addiction“ neigen (zum Beispiel reflexhaftem Verhalten wie oben beschrieben), zeigt dieser Artikel Ihnen Wege zu einem bewussteren Umgang mit Tools.

Wenn Sie umgekehrt Tools noch gar nicht in nennenswertem Maße nutzen, können Sie mit Hilfe dieses Artikels meine Fehler vermeiden und sich viel Zeit sparen.

Und vor allem: Sie richten den Blick auf das, was noch wichtiger ist als die Tools, nämlich die Systeme. Falls Ihr Business in dieser Hinsicht bereits mustergültig ist, brauchen Sie diesen Artikel natürlich nicht:-).

Was ist ein System? Dasselbe wie Strategie?

Über Begriffe kann man streiten. Ich finde folgende Unterscheidung sinnvoll, die ich anhand meiner Blogstrategie illustrieren will:

  • Orientierung („Big Picture“)
  • Ziele
  • Strategien
  • Systeme
  • Tools

1. Orientierung („Big Picture“)

Am Anfang steht die Frage: Wohin soll mein Business sich entwickeln?

In meinem Fall bedeutet das, ein Gesamtsystem für Solo-Unternehmer zu schaffen, das es jedem ermöglicht, erfolgreich zu sein und letztlich ein verkaufsfähiges Unternehmen zu entwickeln und das auch für mich selbst zu verwirklichen. Visionen dürfen groß sein:-).

2. Ziele

Aus dem „Big Picture“ leiten sich konkrete Ziele ab.

Für mich funktioniert es gut, in 90-Tage-Etappen zu arbeiten.

3. Strategien

Die Strategien sind die Wege, wie ich meine Ziele erreiche.

Content Marketing, u.a. in Form von Blogbeiträgen, spielt dabei eine wichtige Rolle.

Ich betrachte meine Blogposts als meine Botschafter, die vermitteln, wofür ich stehe, wie ich arbeite, wie ich „ticke“, und die Beziehungen zu anderen knüpfen oder vertiefen, zu meinen Kunden, Interessenten an meinen Themen oder an meiner Arbeit, Kollegen, Partnern oder auch Journalisten.

4. Systeme

Die Systeme sind verantwortlich dafür, wie die jeweilige Strategie umgesetzt wird und dass die gewünschten Ergebnisse auf dem bestmöglichen Weg erreicht werden.

Ein Beispiel, über das ich hier des öfteren schon geschrieben habe, ist das Signature System im Rahmen der Positionierung.

Um wieder auf das Blogbeispiel zu kommen:

Für mein Blog habe ich eine umfangreiche Checkliste, in der ich u.a. die einzelnen Schritte dokumentiert habe, wie ich zu meinen Themen komme, wie ich einen Artikel schreibe, überarbeite, publiziere, teile und letztlich seine Ergebnisse überprüfe.

Diese Checkliste ziehe ich für jeden neuen Blogpost heran und verfeinere sie ständig.Die Checkliste ist eine Dokumentation meiner Einzelsysteme rund um Blogposts.

Auf dieser Ebene, also auf der Systemebene, treffe ich dann Grundsatzentscheidungen, zum Beispiel wie weit ich für das Teilen meiner Blogbeiträge Automatisierung nutzen will oder das Teilen manuell vornehmen will.

Konkret bedeutet das: Bezüglich XING, Twitter und meiner Facebook-Seite habe ich mich für Automatisierung entschieden, mein Facebook-Profil betreibe ich manuell.

5. Tools

Die Tools betrachte ich als die Arbeiter.

Aus den Systemen ergibt sich, welche Jobs zu tun sind. Erst wenn ich das weiß, kann ich eine fundierte Entscheidung treffen, wer am besten geeignet ist, den Job zu erfüllen. Mit anderen Worten: Welches Tool dafür am besten in Frage kommt.

Tools sind die Arbeiter, um die Jobs zu erfüllen, die im Business-System definiert sind. Klick um zu Tweeten

Statt mich also für jedes neue Tool zu begeistern, um im Nachhinein festzustellen, dass ich damit meine Zeit vergeudet habe, gehe ich heute umgekehrt vor: Ich definiere die Jobs, die zu erfüllen sind, und suche dann das passende Tool dafür, was auch ein schon vorhandenes sein kann.

Um auf die Blogbeiträge zurückzukommen:

Wenn ich zuvor im Rahmen des Systems meine Entscheidungen bzgl. Automatisierung beim Teilen der Blogbeiträge getroffen habe, kann ich unter den zur Verfügung stehenden Tools dasjenige oder diejenigen auswählen, die diesen Job am besten erfüllen.

Für XING nutze ich den RSS-Feed, für Twitter und meine Facebook-Seite nutze ich CoSchedule, während ich für mein Facebook-Profil kein Tool benötige, da ich dort nur live unterwegs bin.

Wie ich mein Mindset geändert habe

Ein Solo-Unternehmen zu steuern, ist heutzutage ein hochkomplexer Prozess. Systeme sind dafür unverzichtbar. Doch um Systeme einzuführen und konsequent zu nutzen, bedarf es eines anderen Mindsets, als es viele Selbstständige haben.

Ein Solo-Unternehmen ist eine hochkomplexe Sache. Systeme sind nötig. Klick um zu Tweeten

Mir ist das daran klar geworden, dass ich eigentlich immer schon um den Wert von Systemen wusste und auch durchaus in früheren Jahren Anläufe dazu unternommen habe, die aber eher halbherzig waren.

Verschiedene Umstände haben dazu geführt, dass ich mein Mindset geändert habe, u.a:

  • die zunehmende Komplexität, ein Solo-Unternehmern zu steuern und weiter zu entwickeln: Als ich 2005 mit dem Bloggen begann, war ein Blog eher eine Rarität. Die Social Media waren noch in den Kinderschuhen, sofern überhaupt vorhanden. Im Rückblick kommt mir diese Zeit sehr beschaulich vor. Doch einfach das zu schreiben, was mir gerade in den Sinn kommt, reicht heute nicht mehr aus.
  • die Ausrichtung auf systematische Businessentwicklung, ein Signature System und ein verkaufsfähiges Business: Damit ist mehr und mehr verbunden, langlebige Werte zu schaffen. Ohne Systeme geht das erstens nicht und zweitens spielt das Vorhandensein von Systemen und ihrer Dokumentation eine wichtige Rolle für einen späteren Know-how-Transfer.
  • die Erkenntnis, dass Systeme und Kreativität keine Feinde sind: Heute sehe ich es so, dass Systeme mir den Freiraum schaffen für Kreativität. Oder zumindest dazu in der Lage sind, wenn ich sie dementsprechend gestalte. Von daher kann ich heute meine kreative und meine systematische Seite, die lange im Konflikt miteinander lagen, sehr harmonisch miteinander verbinden.
Business-Systeme und Kreativität sind keine Feinde. Klick um zu Tweeten

Was weiterhin hilfreich war: Ich habe ja lange Zeit in der Geschäftsführung von Produktions- Unternehmen gearbeitet. Von daher ist es für mich ganz natürlich, ein Unternehmen als Ganzes zu betrachten.

Das macht es mir leicht, auch ein Solo-Unternehmen als Unternehmen zu betrachten und nicht lediglich als eine Reihe von Aktivitäten.

Das Solo-Unternehmen als System betrachten, nicht als Aktivitätenfolge. Klick um zu Tweeten

Wer einen anderen Background hat, mag sich damit anfangs schwerer tun. Doch es ist lernbar.

Von einzelnen Systemen zu einer neuen Arbeits- und Lebensweise

Ich hoffe, dass dieser Beitrag nützlich war, Ihr Verhältnis zu Tools und Systemen zu überprüfen und dass Sie – falls Sie nicht heute schon dort sind – zunehmend Gefallen an Systemen und systematischer Business-Entwicklung finden.

Für mich stelle ich fest, dass sich dadurch meine gesamte Lebensqualität ändert. Mehr und mehr geht mir das Systematische in Fleisch und Blut über, in allen Bereichen des Lebens und des Business.

Heißt das, dass alles perfekt läuft? Keineswegs.

Es gibt Tage, wo ich meine Systematik vergesse oder wo ich ganz bewusst davon abweiche.

Es gibt noch viele, viele Prozesse, die sich weiter systematisieren lassen.

Wie immer gilt: Es ist „Work in Progress“.

Schreiben Sie doch im Kommentarfeld, welche Systeme Sie bereits nutzen, welche Herausforderungen Sie beim Umgang mit Systemen und Tools haben, welche Fragen es dazu gibt. Und wenn Sie den Artikel für nützlich halten, teilen Sie ihn auch gern in Ihrem Netzwerk.

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Bildnachweis: Pixabay.com

Danke fürs Teilen:-)

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Monika Birkner
 

Ich unterstütze Solo-Unternehmer, ihre Einzigartigkeit wertzuschätzen und damit ein erfolgreiches, verkaufsfähiges Business zu kreieren. Wenn Sie eine ganzheitlich-systematische Arbeitsweise lieben - ob im Rahmen von Coaching-Programmen oder 1:1-Zusammenarbeit - und bereit sind für echte Durchbrüche im Denken, Handeln und in den Ergebnissen, ist eine Discovery Session mit mir ein guter nächster Schritt. Mehr dazu auf meiner Seite "Angebote".

Hier klicken, um zu kommentieren 22 Kommentare
Warum moderne Solopreneure sich mit Technik anfreunden sollten › Monika Birkner - 9. Februar 2017

[…] davon. Die Versuchung kann groß sein, sich davon anstecken zu lassen. Besser ist es, eine klare Gesamtstrategie für Ihr Business zu haben nebst klarem Anforderungsprofil für die technischen Tools, die Sie […]

Reply
Britta Wein - 14. Juni 2016

Liebe Frau Birkner,
aufgrund meiner Email Frage letzte Woche haben Sie mir Ihren Artikel von vor einem Jahr wieder so schmackhaft gemacht, dass ihn gerade nochmals las. 🙂 Was ich damals wohl nicht verstand und jetzt glasklar erkenne: die Systeme sind die eigentliche Macht und Kraft, und die Tools nur Wegbereiter.

Da ich bereits mit meinem Business viele wichtige Schritte weiter gekommen bin (jeden Tag werden es wichtige mehr) und lerne immer mehr in Systemen zu denken, und nicht in Tools, wie meine Kunden, und verstehe wie sehr Sie recht haben. Ich freue mich festzustellen, dass ich mich wiederfinde in Ihren klaren und hilfreichen Ausführungen und Beispielen. Wie so oft ein Genuss! Vielen Dank dafür 🙂

Reply
    Monika Birkner - 15. Juni 2016

    Liebe Frau Wein, danke schön für dieses Feedback an mich, das ja in gewisser Weise gleichzeitig ein Feedback an Sie ist und Ihren schon zurück gelegten Weg deutlich macht. Systeme als eigentliche Macht und Kraft und Tools nur als Wegbereiter – das ist schön ausgedrückt. Ich wünsche Ihnen noch viele gute Erfahrungen mit Systemen:-)

    Reply
Drei Gründe für Testimonials sowie passendes WP-Plugin › Monika Birkner - 10. Dezember 2015

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[…] ist nicht der beste Weg, ein Business aufzubauen. Im Beitrag von Monika Birkner kann man nachlesen, worauf es tatsächlich ankommt. […]

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Trello - Mein happy end nach einer langen Reise durch ToDo-Tools › Abenteuer Home-Office - 1. Juni 2015

[…] ich unlängst diesen Artikel von Monika Birkner gelesen habe, wurde mir allerdings klarer, wieso Trello mich jetzt schon so lange […]

Reply
David Goebel - 21. Mai 2015

Hallo Frau Birkner,

Ich wusste das intuitiv schon immer und Sie bringen es super auf den Punkt. Bei mir im Projektmanagement höre ich schnell den Ruf nach einem teuren PM-Tool. Dabei ist eine einfache Tabelle meist besser geeignet, um anstehende Aufgaben zu planen. Und wenndas Team mit dem System gut voran kommt, erst dann lohnt es sich, über teure Software zu sprechen.

Danke für den Augenöffner,
David Goebel

Reply
    Monika Birkner - 21. Mai 2015

    Hallo Herr Goebel,

    es freut mich, dass der Beitrag hilfreich war. Gerade aus dem Projektmanagement weiß ich auch, dass es teilweise sehr komplexe Software gibt, die aber für die anstehende Aufgabe überdimensioniert sein kann und mehr Zeit für die Verwaltung benötigt, als man letztlich spart.

    Reply
Soheila - 19. Mai 2015

Liebe Monika,

vielen Dank für deinen tollen und gewinnbringenden Artikel!
Systematisch zu arbeiten, ist gleich wie Zeitmanagement, Ordnung, Überblick und…
Spät habe ich mich damit angefreundet. Wenn auch klein, kann ich nur Gewinn daraus ziehen.
Danke für den Anstoß, daran zu bleiben.

Herzlichst mit besten Wünschen für dich

Soheila

Reply
    Monika Birkner - 20. Mai 2015

    Liebe Soheila,

    danke für deinen Kommentar. Es ist nie zu spät, mit systematischem Arbeiten anzufangen:-) Es kann sich schon kurzfristig auszahlen, aber auf jeden Fall immer mehr im Laufe der Zeit. Das Dranbleiben lohnt sich also:-)

    Reply
Lothar Schmidt - 17. Mai 2015

Liebe Frau Birkner,
das Problem kommt mir bekannt vor: In der Finanzwelt, wo ich 30 Jahre meines Lebens zugebracht habe, zählten nur Produkte. Mit Interesse habe ich in der Coachingwelt, zu der ich mich heute zugehörig fühle, ein ähnliches Phänomen beobachtet. Immer wieder treffe ich Coaches, die auf bestimmte Methoden schwören und andere, die Angst haben, nicht genügend Tools in Ihrem Werkzeugkasten zu haben.
Meine Quintessenz: Es ist gut, viele Finanzprodukte zu kennen. Und es ist gut, viele Coaching-Methoden zu kennen. Doch entscheidend ist die Haltung.

Mit Tools kann man Nützliches, aber auch viel Unsinn machen. Deshalb kommt es auf die Haltung desjenigen an, der ein Werkzeug in der Hand hält und zu welchem Ziel er es einsetzt.

Es ist Ihre Haltung hinter freedom business, die mir gefällt.

Herzliche Grüße
Lothar Schmidt

Reply
    Monika Birkner - 23. Mai 2015

    Lieber Herr Schmidt,

    danke schön für Ihren Kommentar. Oh ja, ich kann die Parallelen zwischen Finanzwelt und Coachingbranche sehr gut nachvollziehen. Doch die Tools und Produkte alleine reichen nicht aus. Die Haltung, da stimme ich Ihnen zu, ist ebenfalls entscheidend.

    Reply
Heide Dierks - 17. Mai 2015

Dieser Artikel hat mir klar gemacht, wie wenig ich bisher Systeme genutzt habe. In der Zwischenzeit habe ich mich damit angefreundet, dank deiner Unterstützung im Freedom Business. Vieles ist mir dadurch klarer geworden, und ich bin auch einem guten Weg. Danke!

Reply
    Monika Birkner - 17. Mai 2015

    Liebe Heide,

    ich denke auch, dass du auf einem guten Weg bist und ich freue mich schon auf das, was wir noch alles von dir sehen werden.

    Reply
Mona Schäfer - 17. Mai 2015

Für mich einer der wert-vollsten Artikel der letzten Monate überhaupt! Bis vor Kurzem war ich absolute No-Tool-Nutzerin und bin mit meinen Strukturen und beginnenden Systemen inzwischen so weit, dass ich mir anschaue, was hilfreich für mich sein könnte. Danke!

Reply
Maren Martschenko - 17. Mai 2015

Liebe Frau Birkner,

Sie haben recht! „A fool with a tool is still a fool“ besagt ein englisches Sprichwort. Mir scheint, dass viele Leute den Weg, sich ein System einzurichten, scheuen, weil er aufwändig ist un einiges an Nachdenken erfordert. Wie viel schneller geht es doch, das Heil im Werkzeug zu suchen. Wenn man allerdings nur einen Hammer hat, ist jedes Problem ein Nagel 😉

Viel Erfolg weiterhin beim Umsetzen! Ich lese Sie immer wieder gern.

Reply
    Monika Birkner - 17. Mai 2015

    Liebe Frau Martschenko,

    danke schön für Ihr Feedback. Das Sprichwort trifft den Nagel auf den Kopf – womit wir dann beim Nagel wären und der Hammer nicht mehr weit ist:-).

    Es kann sein, dass viele den Aufwand scheuen. Denn den braucht es zweifelsohne. Es kann auch sein, dass eine systematische Vorgehensweise nicht jedem gleichermaßen liegt. Mir selbst wird sie immer wichtiger. Und ich denke, sie lässt sich trainieren.

    Reply
Silke Bicker - 17. Mai 2015

Hallo Frau Birkner,

mit Interesse las ich Ihren Beitrag und mich zog vor allem die Überschrift an. Endlich mal kein Blick auf X Tools, die man unbedingt braucht :-)!
Systeme sind wichtig und dazu einige passende Programme und Hilfsmittel, die für mehrere Zwecke eingesetzt werden können. Oft genügt zum Beispiel die Zeit sich ein wenig in ein gutes Grafikprogramm einzufuchsen, um damit jahrelang eigenes Bildmaterial zu erstellen, mit Copyright zu versehen und als Bilddatei zu exportieren. Anstatt sich mal hier mal da in verschiedenen Tools auszuprobieren und keins lange zu nutzen.

Übrigens spart man so auf Dauer auch gewaltig Zeit, die man anderswo besser nutzen kann.

Herzliche Grüße
Silke Bicker

Reply
    Monika Birkner - 17. Mai 2015

    Liebe Frau Bicker,

    es freut mich, dass mein Artikel bei Ihnen auf fruchtbaren Boden gefallen ist. Es klingt so, als ob Sie bereits gut auf diesem Weg sind.

    Mich erinnert Ihr Beispiel gerade daran, wie man es im Kleiderschrank handhaben kann: Den ganzen Schrank voll und doch nichts anzuziehen oder eine Grundgarderobe, die sich mit ausgewählten hochwertigen Teilen gut kombinieren lässt.

    Danke schön für Ihren Kommentar.

    Reply
Tom Oberbichler - 16. Mai 2015

Super Hinweis!
In meiner Erfahrung sind Tools nur hilfreich, wenn sie ein konkretes Bedürfnis erfüllen, das sich aus systematischer, geplanter Arbeit ergeben hat.
Sonst sie eine Zeitverschwendung ohne Ende …

Ich habe manchmal den Eindruck, das zu viele Tools wie eine Nebelgranate wirken: Sie stiften Verwirrung und halten auf. Ich kenne das gut aus der Arbeit mit Autorinnen und Autoren. Hier ein neues Schreibprogramm, dort ein neues Plug-in und dann noch das neueste Social Media Tool … ein Rezept, um sich vom Schreiben abzuhalten …

Nur, wenn ich einen konkreten Bedarf entdecke und dann ein passendes Tool finde, das ich in meinen Arbeitsprozess einbaue, dann ist das natürlich super nützlich und bringt mich voran.

Danke auch für das offene Beispiel an Hand von Ihrem Blog, Frau Birkner!

Alles Liebe, ein schönes Wochenende und
be wonderful!

Tom Oberbichler

Reply
    Monika Birkner - 16. Mai 2015

    Lieber Tom Oberbichler,

    das Bild von der Nebelgranate finde ich sehr passend. Man kann mühelos so viele Tools finden, dass man sich von allem wirklich Wichtigen abhalten kann. Und gerade bei einem Buchprojekt gibt es ja immer wieder Situationen, wo man gern nach Ablenkungen sucht:-).

    Reply

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