Einige Ereignisse der jüngsten Zeit hatten mich ohnehin bewogen, über meine Selbstorganisation noch einmal neu nachzudenken.

Meine Leitfragen für die Selbstorganisation

Bevor es an die konkreten Tools geht, ein paar Gedanken dazu, was mich bei meiner Selbstorganisation leitet. Es sind im Wesentlichen drei Aspekte:

  1. Wie kann ich meine Ziele mit so wenig Aufwand und gleichzeitig so viel Freude wie möglich erreichen? In dem Zusammenhang spielen Systeme für mich eine große Rolle. Zum einen liebe ich Systeme und zum anderen sparen sie sehr viel Zeit.
  2. Was ist nötig, um ein skalierbares und verkaufsfähiges Business zu schaffen? Auch hier sind Systeme sehr förderlich.
  3. Wie betreibe ich mein Risikomanagement? Diese Thematik ist neu in den Fokus geraten, nachdem ich innerhalb von sechs Wochen drei PC-Ausfälle hatte, die einiges an Neuorganisation erforderten. In dem Zusammenhang ist mir noch deutlicher bewusst geworden, wie wichtig zuverlässige Backups sind, und zwar in jeglicher Hinsicht. Denn ein Teil des Risikomanagements besteht darin, Probleme im Vorfeld zu vermeiden. Doch wenn sie eintreten, soll möglichst schnell Business Continuity möglich sein.

Ausgangspunkt: Mein Big Picture

Ich bin jemand, die immer zunächst das Big Picture klar haben muss, bevor es an die Einzelheiten der Umsetzung geht.

In früheren Blogbeiträgen habe ich erläutert, was das in Zusammenhang mit Entscheidungen bedeutet und in Zusammenhang mit Tools.

Meine gesamte Ausrichtung orientiert sich an diesen vier Fragen:

  • Was dient meinen Kunden?
  • Was dient mir selbst?
  • Was dient meinem Business?
  • Was dient einem potenziellen Erwerber meines Unternehmens?

Wenn ich diese vier Fragen beantwortet habe, habe ich einen guten Rundumblick.

90-Tage-Etappen für die Umsetzung

Für die Umsetzung haben sich für mich 90-Tage-Etappen bewährt.

  • In 90 Tagen kann viel erreicht werden.
  • Über diese Strecke kann ich meinen Fokus einigermaßen gut halten, auch wenn ich ein sehr vielseitiger Mensch mit immer neuen Ideen bin.
  • Gleichzeitig ist dieser Zeitraum kurz genug ist, um mir genügend Feuer zu machen und mich daran zu hindern, Dinge auf die lange Bank zu schieben.

Bestärkt und weiter inspiriert hat mich in diesem Vorgehen das Buch von Brian P. Moran mit dem verheißungsvollen Titel The 12 Week year – Get More Done in 12 Weeks than Others Do in 12 Months

Sein Ansatz ist, sich jeweils 12 Wochen vorzunehmen und diese wie ein Jahr zu behandeln.

Wenn man das konsequent tut, schärft sich der Fokus ungemein.

Während ich das schreibe, merke ich, dass es mal wieder Zeit für mich wird, das Buch neu zu lesen.

Das trage ich sofort auf meine To-do-Liste ein:-), die ich nun auch vorstellen will.

Mein Lieblingstool für die Planung: Die SwiftTo-Do List

Die Swift To-Do-List scheint in Deutschland relativ wenig bekannt zu sein. Für mich ist es mein Lieblingstool. Nachdem ich zwischendurch einiges andere ausprobiert hatte, bin ich reumütig wieder zurückgekehrt.

Das Tool ist ungeheuer  flexibel und dabei gleichzeitig sehr übersichtlich. Screenshots kann man hier anschauen.

Einige Punkte, die mir besonders gefallen:

  • Ich kann zu jeder Task Notizen machen und Sub-Tasks anlegen. Diese Notizfunktion nutze ich gern, um meine Prozessbeschreibungen dort zu hinterlegen. So weiß ich bei jeder Aufgabe sofort, wie sie zu verrichten ist.
  • Ich kann Mails aus Outlook per Drag and Drop herüberziehen oder auch durch einen simplen Klick in Outlook als Aufgabe in die Swift-to-Do-List übertragen.
  • Ich kann eingeben, zu viel Prozent eine Aufgabe erledigt ist.
  • Ich kann so viele Listen anlegen, wie ich möchte, und innerhalb der Listen hin und her schieben.
  • Erledigte Aufgaben werden archiviert.
  • Eine große Auswahl an Icons sowie farbige Markierungen ermöglichen es mir, das Ganze auch ein Stück weit visuell zu gestalten.
  • Es gibt eine Erinnerungsfunktion und auch die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu markieren.
  • Ich kann damit auch eine Zeiterfassung verbinden und die Ist-Zeiten mit den Soll-Zeiten vergleichen.
  • Der Support ist super schnell und hilfsbereit.
  • Ich kann geräteübergreifend arbeiten.

Ergänzend zu den aktuellen Listen habe ich bereits Listen für künftige Projekte angelegt, wo ich meine Ideen dazu nach und nach eintrage.

Es gibt aber auch eine Memo-Funktion, die man für Ideen und sonstige Informationen nutzen kann.

Alles in allem betrachte ich die Swift-to-Do-List als das Schweizer Taschenmesser unter den Zeitmanagementtools.

Passwortmanager: Dashlane

Seit einiger Zeit teste ich den Passwortmanager Dashlane.

Ein Passwortmanager generell spart Zeit beim Einloggen und fördert auch die Sicherheit im Internet. Denn wenn man sehr viele Passwörter hat, ist es nicht mehr möglich, sie alle im Kopf  zu behalten. Und immer wieder dieselben Passwörter zu nutzen,  ist auch nicht empfehlenswert.

Einige Punkte, die mich an Dashlane besonders angesprochen haben:

  • Es hat – was ich noch nirgendwo anders gefunden habe – eine Emergency Funktion. Das bedeutet: Ich kann hinterlegen, wer in einem Notfall die Zugangsrechte zu meinem Passwort bekommen kann. Die Prozedur lässt sich so gestalten, dass man innerhalb einer frei wählbaren Frist entweder selbst den Zugang geben oder verweigern kann. Erst nach Ablauf dieser Frist erhält die berechtigte Person den Zugang automatisch.
  • Passwörter lassen sich im Team teilen.
  • Man kann auch sichere Notizen hinterlegen, zum Beispiel Software-Lizenzen.

Wer sich noch umfassender über Passwortmanager generell informieren möchte, findet in dieser Übersicht von Zapier eine sehr gute Grundlage.

Soweit heute und an dieser Stelle zu meiner Selbstorganisation.

Wie organisieren Sie sich?

aktualisiert am 27.12.2016

Ich bin Monika Birkner und unterstütze vielseitige Solopreneure, gerade wegen ihrer Vielfalt erfolgreich zu sein und ein Business zu schaffen, das größer ist als sie selbst.

Bleib auf dem Laufenden

Strategien & Handwerkszeug für dein Business als vielseitiger Solopreneur, so dass du jetzt und in Zukunft erfolgreich bist.

Alle 14 Tage. Versand über Mailchimp. Datenschutz.