Wie ich mich organisiere: Mindset, Tools und Ressourcen

Einige Ereignisse der jüngsten Zeit hatten mich ohnehin bewogen, über meine Selbstorganisation noch einmal neu nachzudenken. Die Blogparade von Sebastian und Florian Prohaska von ITHELPS ist nun Anlass, darüber auch öffentlich zu berichten.

Meine Leitfragen für die Selbstorganisation

Bevor es an die konkreten Tools geht, ein paar Gedanken dazu, was mich bei meiner Selbstorganisation leitet. Es sind im Wesentlichen drei Aspekte:

  1. Wie kann ich meine Ziele mit so wenig Aufwand und gleichzeitig so viel Freude wie möglich erreichen? In dem Zusammenhang spielen Systeme für mich eine große Rolle. Zum einen liebe ich Systeme und zum anderen sparen sie sehr viel Zeit.
  1. Was ist nötig, um ein skalierbares und verkaufsfähiges Business zu schaffen? Auch hier sind Systeme sehr förderlich.
  1. Wie betreibe ich mein Risikomanagement? Diese Thematik ist neu in den Fokus geraten, nachdem ich innerhalb von sechs Wochen drei PC-Ausfälle hatte, die einiges an Neuorganisation erforderten. In dem Zusammenhang ist mir noch deutlicher bewusst geworden, wie wichtig zuverlässige Backups sind, und zwar in jeglicher Hinsicht. Denn ein Teil des Risikomanagements besteht darin, Probleme im Vorfeld zu vermeiden. Doch wenn sie eintreten, soll möglichst schnell Business Continuity möglich sein.

Ausgangspunkt: Mein Big Picture

Ich bin jemand, die immer zunächst das Big Picture klar haben muss, bevor es an die Einzelheiten der Umsetzung geht. In früheren Blogbeiträgen habe ich erläutert, was das in Zusammenhang mit Entscheidungen bedeutet und in Zusammenhang mit Tools.

Meine gesamte Ausrichtung orientiert sich an diesen vier Fragen:

  • Was dient meinen Kunden?
  • Was dient mir selbst?
  • Was dient meinem Business?
  • Was dient einem potenziellen Erwerber meines Unternehmens?

Wenn ich diese vier Fragen beantwortet habe, habe ich einen guten Rundumblick.

90-Tage-Etappen für die Umsetzung

Für die Umsetzung haben sich für mich 90-Tage-Etappen bewährt.

  • In 90 Tagen kann viel erreicht werden.
  • Über diese Strecke kann ich meinen Fokus einigermaßen gut halten, auch wenn ich ein sehr vielseitiger Mensch mit immer neuen Ideen bin.
  • Gleichzeitig ist dieser Zeitraum kurz genug ist, um mir genügend Feuer zu machen und mich daran zu hindern, Dinge auf die lange Bank zu schieben.

Bestärkt und weiter inspiriert hat mich in diesem Vorgehen das Buch von Brian P. Moran mit dem verheißungsvollen Titel The 12 Week year – Get More Done in 12 Weeks than Others Do in 12 Months

Sein Ansatz ist, sich jeweils 12 Wochen vorzunehmen und diese wie ein Jahr zu behandeln. Wenn man das konsequent tut, schärft sich der Fokus ungemein.  Während ich das schreibe, merke ich, dass es mal wieder Zeit für mich wird, das Buch neu zu lesen. Das trage ich sofort auf meine To-do-Liste ein:-), die ich nun auch vorstellen will.

Mein Lieblingstool für die Planung: Die SwiftTo-Do List

Die Swift To-Do-List scheint in Deutschland relativ wenig bekannt zu sein. Für mich ist es mein Lieblingstool. Nachdem ich zwischendurch einiges andere ausprobiert hatte, bin ich reumütig wieder zurückgekehrt.

Das Tool ist ungeheuer  flexibel und dabei gleichzeitig sehr übersichtlich. Screenshots kann man hier anschauen.

Einige Punkte, die mir besonders gefallen:

  • Ich kann zu jeder Task Notizen machen und Sub-Tasks anlegen.
  • Ich kann Mails aus Outlook per Drag and Drop herüberziehen.
  • Ich kann so viele Listen anlegen, wie ich möchte, und innerhalb der Listen hin und her schieben.
  • Erledigte Aufgaben werden archiviert.
  • Eine große Auswahl an Icons sowie farbige Markierungen ermöglichen es mir, das Ganze auch ein Stück weit visuell zu gestalten.
  • Es gibt eine Erinnerungsfunktion.
  • Ich kann damit auch eine Zeiterfassung verbinden und die Ist-Zeiten mit den Soll-Zeiten vergleichen.

Ergänzend zu den aktuellen Listen habe ich bereits Listen für künftige Projekte angelegt, wo ich meine Ideen dazu nach und nach eintrage. Es gibt aber auch eine Memo-Funktion, die man für Ideen und sonstige Informationen nutzen kann.

Seit einiger Zeit gibt es eine geräteübergreifende Synchronisation im Betastadium, was meinem Bedürfnis nach Backups entgegen kommt. Ebenfalls im Betastadium ist eine share-Funktion, um mit anderen zusammen zu arbeiten. Diese habe ich allerdings noch nicht getestet.

Prozessbeschreibungen und Checklisten mit Process Street

Eine ideale Ergänzung zur Swift To-Do List ist für mich das Online-Tool Process Street, das in der Basis-Version sogar kostenlos ist.

In diesem Tool dokumentiere ich meine Prozesse. Mehr und mehr gehe ich dazu über, alles das, was mehr als einmal getan werden muss, dort zu hinterlegen.

Es funktioniert so, dass man ein Template erstellt. Dieses kann man beliebig oft kopieren und als abhakbare Checkliste für sich selbst verwenden wie auch mit anderen teilen.

In jedem Template hat man die Möglichkeit, durch Hinzufügen von Dokumenten, Bildern, Videos die einzelnen Schritte noch näher zu erläutern und sie durch Detailinformationen zu vervollständigen, so dass man alles an einem Ort hat.

Hier gibt es Screenshots zu sehen und auch weitere Erläuterungen.

Das Ganze ist sehr einfach und nahezu intuitiv zu bedienen und hat eine klare, freundliche Benutzeroberfläche. Ja, ich gestehe: Das Ästhetische ist für mich auch immer wichtig.

Dieses Tool hilft mir also mehrfach:

  • Es schafft einen guten Workflow für mich selbst und erspart mir viel Zeit. Bei nicht so häufig vorkommenden Vorgängen kann ich einfach nachsehen, statt mir den Kopf zu zerbrechen „Wie ging das noch?“ Gleichzeitig ist damit eine ständige Qualitätssicherung und -verbesserung verbunden.
  • Die Möglichkeit der Zusammenarbeit ist sicher hilfreich bei der weiteren Skalierbarkeit meines Business.
  • Auch die Verkaufsfähigkeit meines Business wird mit Sicherheit durch eine gute Dokumentation meiner Prozesse positiv beeinflusst.

Passwortmanager: Dashlane

Seit kurzem teste ich den Passwortmanager Dashlane.

Ein Passwortmanager generell spart Zeit beim Einloggen und fördert auch die Sicherheit im Internet. Denn wenn man sehr viele Passwörter hat, ist es nicht mehr möglich, sie alle im Kopf  zu behalten. Und immer wieder dieselben Passwörter zu nutzen,  ist auch nicht empfehlenswert.

Für ein endgültiges Fazit ist es noch zu früh. Einige Punkte, die mich an Dashlane besonders angesprochen haben:

  • Es hat – was ich noch nirgendwo anders gefunden habe – eine Emergency Funktion. Das bedeutet: Ich kann hinterlegen, wer in einem Notfall die Zugangsrechte zu meinem Passwort bekommen kann. Die Prozedur lässt sich so gestalten, dass man innerhalb einer frei wählbaren Frist entweder selbst den Zugang geben oder verweigern kann. Erst nach Ablauf dieser Frist erhält die berechtigte Person den Zugang automatisch.
  • Passwörter lassen sich im Team teilen.
  • Man kann auch sichere Notizen hinterlegen, zum Beispiel Software-Lizenzen.

Wer sich noch umfassender über Passwortmanager generell informieren möchte, findet in dieser Übersicht von Zapier eine sehr gute Grundlage.

Soweit heute und an dieser Stelle zu meiner Selbstorganisation. Mit diesem Beitrag nehme ich teil an der Blogparade von ITHELPS von Sebastian und Florian Prohaska.

aktualisiert am 27.12.2016

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Monika Birkner
 

Ich unterstütze Solo-Unternehmer, ihre Einzigartigkeit wertzuschätzen und damit ein erfolgreiches, verkaufsfähiges Business zu kreieren. Wenn Sie eine ganzheitlich-systematische Arbeitsweise lieben - ob im Rahmen von Coaching-Programmen oder 1:1-Zusammenarbeit - und bereit sind für echte Durchbrüche im Denken, Handeln und in den Ergebnissen, ist eine Discovery Session mit mir ein guter nächster Schritt. Mehr dazu auf meiner Seite "Angebote".

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Der 15-Jahres-Plan für mein Business als Vehikel zu mehr Freiheit › Monika Birkner - 29. November 2016

[…] Die Inspiration dazu kam durch das Buch The 12WeekYear von Brian P. Moran, über das im Beitrag Wie ich mich organisiere bereits einmal geschrieben hatte. Die 90 Tage sind übrigens nicht zwingend an ein Quartal […]

Reply
Freddy - 17. Juni 2016

Monika, cooler Artikel. Ich bin selbst Freelancer und um organisiert zu sein (und zu bleiben) benutze ich moneypenny.me/de. Es hilft mir wirklich sehr dem Papierkram ein Ende zu setzten. Man kann dort seine Rechnnungen automatisch online erstellen uns versenden, Spesen erfassen & verwalten und natürlich seine Arbeitszeit erfassen. Das geht auch von unterwegs mit der App.

Reply
Timo R. - 24. Februar 2016

Hallo, Monika!
Erstens vielen Dank für deine zahlreichen Empfehlungen!
Ich hätte hier auch noch einen Tipp für dich. Mit den Apps von GeCOTime ( http://www.gecosoft.at/zeiterfassung/mobile-zeiterfassung/) kannst du wunderbar deine Arbeitszeiten erfassen, speichern und weiterverarbeiten. Und das ganze funktioniert völlig einfach und unkompliziert. Egal ob die iOS oder Android als Betriebssystem nutzt. In nutze die App auch unterwegs ohne Probleme.

Liebe Grüße,
Timo

Reply
netztaucher - 17. Dezember 2015

Sehr schön, Frau Birkner!

ich lese gern wie sich Wissensarbeiter konkret organisieren. Davon findet sich viel zu wenig! Es mag daran liegen, dass viele Menschen nicht darüber schreiben, klar. Ich denke jedoch das sie meist überhaupt nicht reflektieren (können) wie sie arbeiten.

Was mich angeht, bin ich nur in meiner eigenen Umgebung produktiv. Natürlich gehören dazu eine Menge Tools. Sie sind in diesem Blogbeitrag verlinkt: http://netztaucher.com/fragen-zu-deinem-arbeitsstil.html

Generell versuche ich relativ strikt die Prinzipien von Getting Things Done (GTD) einzuhalten. Ich verstehe gar nicht wie Menschen ohne zurechtkommen 😉

Bis dann, Marco.

p.s. wenn ich auch noch auf diesen Artikel hinweisen darf…

ENDLICH WIEDER PRODUKTIV ARBEITEN
Getting Things Done (GTD) – Artikelserie in 6 Teilen
http://netztaucher.com/getting-things-done-gtd-artikelserie-in-6-teilen

Reply
    Monika Birkner - 17. Dezember 2015

    Hallo Marco, danke für den Kommentar und die interessanten Links und die dort erwähnten Tools und Methoden. Der „wasserklare Geist“ gefällt mir sehr:-).

    Reply
Tom Oberbichler - 12. Dezember 2015

Danke, liebe Monika!

Sehr inspirierend dein Artikel – wie immer möchte ich fast sagen. Ich schätze sehr, dass du in deinen Texten wirklich deine Erfahrungen systematisiert mit uns teilst – für mich super wertvoll.

Dein 12 Wochen-Modell finde ich sehr interessant, das werde ich mir für mich genauer anschauen – ich arbeite in manchen meiner Buchmentoring-Pakete damit (unbewusst).

Als Passwortmanager bin ich mit Lastpass sehr zufrieden, das hat mir eine enorme Erleichterung gebracht.

Alles Liebe und be wonderful!

Tom

Reply
    Monika Birkner - 12. Dezember 2015

    Lieber Tom, danke schön für deinen Kommentar. Ja, das Systematisieren liegt mir sehr am Herzen:-).

    Ein Buchprojekt eignet sich hervorragend für den Gedanken des 12WochenJahres. Denn als Buchautor braucht man eins ganz besonders: Fokus. Wenn du ohnehin möglicherweise schon so arbeitest, wird das eBoook dir vielleicht diesen Prozess noch bewusster machen.

    Von LastPass habe ich auch schon eine Menge Gutes gehört. Danke, dass du es noch einmal erwähnst.

    Reply
Katharina Lewald - 7. Dezember 2015

Hallo Frau Birkner, danke für die Tipps. Ich finde es immer sehr spannend wie andere Solo-Unternehmer sich organisieren. Besonders das Tool Process Street hat mich interessiert und ich habe es gleich ausprobiert. Es ist kostenlos, was mich gereizt hat. Allerdings muss ich zugeben, dass ich wohl doch lieber bei SweetProcess bleibe. Das ist zwar nicht kostenlos, gefällt mir aber von der Usability her doch deutlich besser. Freundliche Grüße, Katharina Lewald

Reply
    Monika Birkner - 7. Dezember 2015

    Liebe Frau Lewald,

    danke schön für Ihren Kommentar. Er zeigt, wie wichtig es ist, das Tool zu finden, das wirklich zu einem passt. Ich habe Sweet Process auch getestet und konnte mich nicht so sehr damit anfreunden. Es gibt viele gute Tools und man muss einfach herausfinden, womit man am besten klar kommt.

    Reply
Kirstin Schena - 3. Dezember 2015

Liebe Monika,

die Idee, ein Jahr nicht in 12 Monatseinheiten, sondern in Quartale einzuteilen ist so einfach wie genial. Monate sind mir oft zu kurz, das Jahr dann schon wieder so lang 😉 – so einfach kann es sein!

DANKE!

Reply
    Monika Birkner - 4. Dezember 2015

    Liebe Kirstin, wie sagt man: Die guten Dinge sind oft einfach:-). Die 12WeekYear-Methode geht allerdings noch weiter, als das Jahr nur in Quartale einzuteilen. Es ist damit auch innerhalb der 12 Wochen eine bestimmte Methodik verbunden, auf die ich in dem Artikel nicht im Detail eingegangen bin. Doch schon die Ausrichtung auf das Quartal kann Fortschritt bringen. Viel Erfolg beim Umsetzen!

    Reply
Christine Konstantinidis - 26. November 2015

Hallo Monika,

ich nutze ebenfalls (wie Gabriele) Trello und Evernote. An Trello gefällt mir die visuelle Komponente, dass ich die Karten farbig unterlegen kann, mit farbigen Labels versehen kann (dadurch kann ich die Wichtigkeit kennzeichnen oder den momentanen Stand in einem Prozess, beispielsweise: grün – in Bearbeitung, rot – fertiggestellt, blau – Arbeitsmappe konzipiert, orange – ausgedruckt und abgeheftet, lila – Materialien herausgegeben). Zudem ist Trello gut für haptische Typen geeignet, die gerne mit den Händen arbeiten. Man kann Karten nach Belieben hin und herschieben, das kommt diesen Typen sehr entgegen.

Evernote hat eine geniale Suchfunktion, so dass es auch für eher schlampige Typen geeignet ist. Auch wenn ein Dokument falsch abgelegt ist, findet man es dank verschiedener Schlüsselwörter leicht wieder. Als To-Do-Tool ist mir Evernote zu unübersichtlich, deshalb nutze ich die Kombination Trello – Evernote und picke mir überall die Rosinen heraus.

Den Todoisten habe ich auch ausprobiert, aber er liegt mir nicht. Er ist mir zu farblos, zu nüchtern.

Aus deinen Vorschlägen spricht mich Dashlane an, denn ich verbringe schon viel Zeit damit, Passwörter zu suchen, einzugeben, zu notieren usw. Ich glaube, das Programm wird meine nächste Anschaffung werden.

Die Swift-To-Do-List hört sich auch interessant an, aber momentan habe ich mit meinen Programmen einen „Fast“-Idealzustand erreicht – und wie heißt es so schön: Never change a running system…

Aber vielen Dank für den überaus interessanten und informativen Artikel!

Herzliche Grüße
Christine

Reply
    Monika Birkner - 27. November 2015

    Hallo Christine, danke schön für deine Erfahrungen und auch für die Hintergründe dafür. Ich finde immer, das erleichtert die Entscheidung, wenn man die Hintergründe kennt.

    Was Dashlane betrifft, merke ich erst jetzt im Nachhinein, wie angenehm das ist, wenn man nicht lange nach dem Password suchen und es dann manuell eingeben muss.

    „Never change a running system“ ist ein Motto, das man durchaus beherzigen sollte. Denn jede Umstellung kostet doch erst wieder Zeit und anfangs gibt es immer noch das eine oder andere, das noch hakt.

    Viel Freude und Erfolg weiterhin mit deinen Tools.

    Reply
Gabriele - 23. November 2015

Danke für die Tipps… ich werd mir das näher ansehen.

Ich bin wie Lothar mit evernote recht gut gefahren in der jüngsten Zeit. Zusätzlich nutze ich noch trello für Checklisten. Das reicht mir eigentlich für Prozesse vollkommen aus, um a la minute wieder dort einzusteigen, wo ich aufgehört habe.

Das war mein größtes Problem, denn ich habe selten mehrere Stunden am Stück zur Verfügung um zu schreiben. Deshalb muss ich schnell wieder in den flow kommen, wenn ich denn dann mal eine halbe Stunde habe. 🙂 Mit evernote und trello hab ich das schon ganz gut hingekriegt – hat aber noch Verbesserungspotential, grins.

LG Gabriele

Reply
    Monika Birkner - 23. November 2015

    Danke schön, liebe Gabriele, für Ihren Kommentar. Das ist ein wichtiger und interessanter Aspekt, möglichst nahtlos wieder da anschließen zu können, wo man aufgehört hat. Evernote and Trello scheinen da offenbar sehr nützlich zu sein. Weiterhin gute Ergebnisse damit.

    Reply
Lothar - 22. November 2015

Vielen Dank, Monika.
Das sind sehr nützliche Erfahrungen und Empfehlungen.
Ergänzen kann ich noch das Tool „Evernote“. Hier kann ich z.B. diesen Artikel ausschneiden und unter verschiedenen Stichworten ablegen (Tapering). Das gilt auch für Fotos, Rechnungen, VK, Zitate, Gebrauchsanweisungen … Ich muss mich nur an ein Stichwort erinnern und finde alles schnell wieder. Zuvor hatte ich eine Ablage mit einer starren hierarchischen Struktur (Citavi). Da habe ich ständig überlegt, in welchen Ordner lege ich den Atikel. Oder ich musste ihn mehrfach ablegen. Das ist Dank Tapering nicht mehr erforderlich.

Herzliche Grüße, Lothar

Reply
    Monika Birkner - 23. November 2015

    Danke schön für deinen Kommentar, Lothar, und für den Hinweis auf Evernote. Der ist sicher noch für andere interessant.

    Reply

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